5 ข้อดี e-Saraban ช่วยประชาชน‘เลิกใช้กระดาษ’ ติดต่อรัฐ

หากซาวเสียงชาวยุคดิจิทัลว่ารู้จักคำว่า สังคมไร้เงินสด (Cashless Society) หรือไม่ คาดว่าหลายคนคงคุ้นเคยไม่น้อย แต่ถ้าเป็นสังคมไร้กระดาษ (Paperless Society) แถมยังเป็นสังคมไร้กระดาษตามหน่วยงานรัฐ ในประเทศไทยด้วยแล้ว คาดว่าภาพจินตนาการของหลายๆ คน น่าจะมีภาพของเจ้าหน้าที่รัฐ ที่อาจกำลังวุ่นวายอยู่กับการบริหารจัดการกระดาษหลายๆ แผ่น กองเอกสารหลายๆ กอง รวมถึงการถ่ายเอกสารรายงาน ที่ต้องเสียทั้งค่าปริ้น ค่าเย็บเล่ม ค่าขนส่ง ค่าแรง ค่าเสียเวลา แทนที่จะนำเวลาและค่าใช้จ่ายที่สูญไปนี้ นำไปพัฒนารูปแบบการให้บริการ เพื่ออำนวยความสะดวกประชาชนให้ดีขึ้นกว่าที่เป็นอยู่

ด้วยเหตุนี้ จึงทำให้หลายหน่วยงานต่างพยายามกำลังแก้ปัญหา ‘การบริหารงานเอกสาร’ จากกระดาษ สู่ระบบอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อให้สอดคล้องตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ 4) พ.ศ. 2564 หรือที่เรียกว่า e-Saraban หรือ ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ที่กำหนดขึ้นเพื่อช่วยให้เจ้าหน้าที่ส่วนงานราชการลดความซับซ้อนการบริหารงานเอกสารด้วย ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ด้วยการเตรียมความพร้อม คือ 1. เตรียม e-mail address กลางของทุกหน่วยงาน สำหรับใช้รับและส่งหนังสือราชการ พร้อมจัดอบรมเจ้าหน้าที่ให้สามารถปฏิบัติงานสารบรรณ ด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ตามระเบียบฯ และ 2. เตรียมพร้อมเจ้าหน้าที่ให้สามารถปฏิบัติงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างถูกต้อง เช่น อบรมการใช้อีเมลรับส่งหนังสือ อบรมการใช้โปรแกรมสำหรับทำทะเบียนหนังสือส่งและรับในแบบอิเล็กทรอนิกส์ เป็นต้น

โดย สำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ (สพธอ.) หรือ ETDA (เอ็ตด้า) (Electronic Transactions Development Agency) กระทรวงดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคม ในฐานะหน่วยงานที่มุ่งส่งเสริมและสนับให้คนไทยเกิดการทำธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ ยกระดับการทำงาน การทำธุรกิจด้วยเทคโนโลยีดิจิทัล  ถือเป็นหนึ่งในหน่วยงานรัฐที่ร่วมผลักดันให้หน่วยงานทั้งภาครัฐและเอกชน เปลี่ยนผ่านงานเอกสารจากกระดาษ สู่อิเล็กทรอนิกส์ ผ่านระบบ e-Saraban ที่รองรับการรับ ส่ง เซ็นและเก็บเอกสารทางออนไลน์ที่สามารถทำได้ทุกที่ทุกเวลา ซึ่ง ETDA เองได้มีการนำร่องพัฒนาระบบ e-Saraban ใช้เองภายในหน่วยงาน และเปิดให้หน่วยงานภายนอกสามารถนำระบบ e-Saraban ไปใช้งานได้ ไม่ว่าจะเป็น สำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรม กรมพินิจและคุ้มครองเด็กและเยาวชน ซึ่งปัจจุบันมีการขยายการใช้งานไปทั่วประเทศเรียบร้อย

 

สำหรับการรับ-ส่งเอกสารผ่านระบบ e-Saraban มีขั้นตอนการใช้งานที่ไม่ยุ่งยาก และเรียนรู้ได้ง่าย เพื่อให้การทำงานระหว่างรัฐต่อรัฐ หรือแม้แต่รัฐต่อเอกชน  รัฐต่อประชาชน ง่าย สะดวกรวดเร็วขึ้น ผ่าน 7 ขั้นตอนหลักๆ ดังนี้

1. กำหนด e-mail address (อีเมลกลาง) ที่หน่วยงานทุกหน่วยงานต้องมีพร้อม และอาจมี Digital Signature ด้วยได้

2. จัดให้มีเจ้าหน้าที่สารบรรณตรวจสอบ e-mail ที่ส่งเข้ามา ไม่น้อยกว่าวันละ 2 ครั้ง และถ้าเจอ e-mail ที่หน่วยงานอื่นส่งหนังสือมาใน Junk Mail ให้ย้ายมาที่ Inbox ถ้ามีการส่ง e-mail ให้เจ้าหน้าที่โดยตรง ให้ส่งต่อ e-mail นั้นไปที่ e-mail กลาง

3. เมื่อได้รับ e-mail แล้ว ต้องลงทะเบียนเลขรับหนังสือใบทะเบียนหนังสือรับแบบอิเล็กทรอนิกส์ โดยไม่ต้องทำในแบบกระดาษซ้ำอีก

4. ตอบกลับ e-mail ไปยัง e-mail ที่ส่งมา หรือ e-mail ที่แจ้งไว้ ในเวลาราชการ ถ้าได้รับนอกเวลาราชการ ให้ตอบรับในเวลาไม่เกิน 10 นาฬิกาของวันทำการถัดไป

5. ให้สำรอง (backup) e-mail ด้วยการดาวน์โหลดออกมาเพื่อจัดเก็บ หรือ forward ไปยัง e-mail หนึ่งที่ใช้สำรองข้อมูลโดยเฉพาะ

6. ให้เจ้าหน้าที่สารบรรณส่ง e-mail ที่ได้รับ ให้ผู้เกี่ยวข้องตามขั้นตอนที่หน่วยงานกำหนดต่อไป ถ้าหน่วยงานใดมีระบบ e-Saraban ให้นำเข้าระบบเพื่อดำเนินการต่อ

และ 7. การรับส่งหนังสือด้วย e-mail สามารถใช้กับหนังสือที่มีชั้นความลับได้ ยกเว้นชั้นลับที่สุด แต่ให้มีมาตรการรักษาความลับ เช่น เข้ารหัส file ข้อมูล แล้วแจ้ง password ให้ผู้รับ ที่มีสิทธิเข้าถึงหนังสือที่มีชั้นความลับนั้นทางช่องทางอื่น

 

จากที่กล่าวมาข้างต้นจะเห็นได้ว่า การใช้ระบบ e-Saraban นอกจากจะมีขั้นตอนไม่ยาก ยังช่วยให้เจ้าหน้าที่รัฐทำงานคล่องตัว สามารถให้บริการประชาชนได้สะดวกขึ้น ท่ามกลางยุคดิจิทัลที่สถานที่ทำงานไม่ได้จำกัดอยู่แค่ในออฟฟิศ หรือ สำนักงาน ซึ่ง e-Saraban ไม่เพียงทำให้การทำงานเอกสารสะดวก รวดเร็วแล้ว ยังช่วยลดการสูญเสียค่าใช้จ่ายไปกับการทำงานด้วยเอกสารแบบกระดาษ ไม่ว่าจะเป็น ค่าปริ้น ค่าเก็บรักษาค่าการบริการจัดการกับกองเอกสาร เป็นต้น  นี่จึงเป็นเหตุที่ว่า ทำไมไม่ว่าหน่วยงานไหนจึงต้องเร่งเปลี่ยนผ่านการทำงาน โดยเฉพาะงานเอกสาร จากเเบบเดิมๆ มาสู่การทำงานยุคใหม่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิสก์

 

ดังนั้นเพื่อให้ทุกคนได้เห็นถึงประโยชน์ที่จะได้จากการเปลี่ยนผ่านการทำงานเอกสารไปสู่อิเล็กทรอนิกส์ ETDA จึงข้อยกตัวอย่างข้อดีมาให้ดูกัน ดังนี้ 1. ประหยัดเวลา จากการเชื่อมโยงระบบ e-Saraban สร้าง ‘อีเมลกลาง’ ช่วยเจ้าหน้าที่รัฐประหยัดเวลางานเอกสาร 2. ลดความซับซ้อนการบริหารงานเอกสารเพิ่มทักษะดิจิทัล ผ่านการพัฒนาระบบการทำงานควบคู่การติดอาวุธทักษะดิจิทัลให้กับเจ้าหน้าที่รัฐ 3. ขั้นตอนไม่ยุ่งยาก รับ-ส่งเอกสารทำได้ง่ายๆ ด้วย 7 ขั้นตอน 4. ไร้ข้อจำกัดการทำงาน ด้วยระบบ e-Saraban ยุคดิจิทัลอยู่ที่ไหนก็สามารถทำงานได้ เมื่อเอกสารแผ่นจริงๆ ย้ายมาอยู่บนโลกออนไลน์ และ 5. ประชาชนสะดวกสบาย ประชาชนสามารถทำหนังสือส่งเข้ามาที่อีเมลกลางของหน่วยงานราชการได้ ประหยัดทั้งการเดินทาง เวลา และค่าใช้จ่าย

นอกจากการยกระดับงานด้านเอกสาร ETDA ยังผลักดันให้ทุกภาคส่วนเกิดการทำงานในรูปแบบ “สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ หรือที่เราเรียกกันว่า e-Office” ผ่านการขับเคลื่อนทั้งกฎหมาย มาตรฐาน รวมถึงข้อเสนอแนะมาตรฐานต่า ๆ ที่เกี่ยวข้อง สู่การเกิดระบบหรือโซลูชันที่จำเป็นต่อการทำงาน มีแนวทางการใช้งานที่มั่นคงปลอดภัยและกฎหมายรองรับ ไม่ว่าจะเป็น สร้าง Guideline การจัดการประชุมออนไลน์ (e-Meeting) การลงคะแนนเสียงทางออนไลน์ (e-Voting) รวมถึงการใช้งานเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document) ที่สามารถลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิสก์ (e-Signature) ได้ทุกที่ทุกเวลาได้แล้ว