Workplace Strategy งานใหม่รับ New Normal

นายอายุธพร บูรณะกุล กรรมการบริหารและหัวหน้าฝ่ายการวางกลยุทธ์พื้นที่ทำงาน บริษัท พีเพิลสเปซ คอนซัลติง(ประเทศไทย) จำกัด และบริษัท ไนท์แฟรงค์ ประเทศไทย จำกัด เปิดเผยว่า หลังโควิด-19 เข้ามาสร้างการเปลี่ยนแปลงให้กับมนุษย์เงินเดือน ทำให้ความต้องการในการใช้งานพื้นที่ในสำนักงานเปลี่ยนไป ส่งผลำให้วิธีคิดในการใช้พื้นที่ในที่ทำงาน โดยการคำนวณจุดคุ้มทุนเปลี่ยนไป ซึ่งเป็นหน้าที่ของคนที่ทำงานด้านการวางกลยุทธ์การใช้พื้นที่สำนักงาน (Workplace Strategy) ที่ถือเป็นงานวิชาชีพที่ค่อนข้างใหม กับหน้าที่การเป็นที่ปรึกษาการออกแบบและใช้งานพื้นที่ทำงานให้เกิดไดนามิก สอดคล้องต่อรูปแบบการทำงานขององค์กรกับสภาพแวดล้อมพื้นที่การทำงานเพื่อให้มีประสิทธิภาพสูงสุด และลดค่าใช้จ่ายให้กับองค์กร

งาน Workplace Strategy เป็นงานที่รวมทักษะด้านการบริหารทรัพยากรอาคาร (Facility Management : FM) และทักษะทางด้านการออกแบบสำนักงาน (Workplace Design) เข้าไว้ด้วยกัน โดยมุ่งเน้นไปที่ผลลัพธ์ทางธุรกิจ (business results) เป็นหลัก

นักวางกลยุทธ์ด้านพื้นที่สำนักงาน (Workplace Strategist) จึงมีหน้าที่ค้นหาข้อมูล เริ่มจากตัวแปรหลักที่ส่งผลกระทบต่อธุรกิจมีอยู่ 3 อย่างด้วยกัน คือ คน พื้นที่ และเทคโนโลยี นักวางกลยุทธ์พื้นที่สำนักงาน ต้องศึกษาข้อมูล และเปรียบเทียบข้อมูลการใช้งานพื้นที่ทำงาน ปริมาณพื้นที่ ความถี่ในการใช้งานพื้นที่และสิ่งอำนวยความสะดวกในอาคาร รูปแบบของการใช้งาน กิจกรรมและปริมาณความต้องการที่เปลี่ยนไปของผู้ใช้งานพื้นที่นั้นๆ และรวมถึงจำนวนการเปลี่ยนแปลงพนักงานอันจะเกิดขึ้นในอนาคต 

นอกจากนียังต้องคำนึงถึงการประหยัดค่าใช้จ่าย (cost saving), การคำนวณจุดคุ้มทุน (return of invest หรือ ROI), การหาความพึงพอใจของพนักงาน (employee satisfaction), การดึงดูดและรักษาบุคลากรที่มีคุณภาพ (attract & retain calibre), เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน (improve productivity), ส่งเสริมความคล่องแคล่วในการทำงานของพนักงาน (enhance agile working), ส่งเสริมศักยภาพการใช้พื้นที่ (enhance space performance), และการบริหารการเปลี่ยนแปลงในที่ทำงาน (workplace change management) ฯลฯ

การเปลี่ยนแปลงด้านเทคโนโลยีที่รวดเร็ว ค่าเช่าพื้นที่สำนักงานที่เพิ่มสูงขึ้น และรูปแบบการทำงานที่เปลี่ยนแปลงไปทำให้เกิดพื้นที่ทำงานรูปแบบใหม่ และแน่นอนว่ารูปแบบการคำนวณขนาดพื้นที่สำนักงานและค่าใช้จ่ายก็เปลี่ยนไปจากรูปแบบที่เป็น headcount มาเป็น seat-count จากรูปแบบกฏเกณฑ์ rule of thumb เฉลี่ย 10-12 ตารางเมตรต่อคนที่เคยใช้ได้ในอดีต วันนี้กลับไม่สามารถนำมาใช้ได้อีกต่อไป

หากพื้นที่ทำงานใหม่ในอนาคต ขององค์กรที่มี Co-working Space เพื่อดึงดูดและรักษาบุคลากรที่มีคุณภาพ มีห้องประชุมที่เพียงพอเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน มีเทคโนโลยีที่ทันสมัย เพื่อส่งเสริมความคล่องแคล่วในการทำงานของพนักงาน มีการทำการบริหารการเปลี่ยนแปลงในที่ทำงาน เพื่อเพิ่มความพึงพอใจของพนักงาน ทั้งหมดนี้ องค์กรสามารถประหยัดค่าใช้จ่ายไปได้กว่า 30% ต่อปี และคืนทุนภายใน 3 ปี