บริหาร ‘การเงิน’ ให้มีประสิทธิภาพแบบ ‘พ่อค้าแม่ค้าออนไลน์’ โดย โค้ชหนุ่ม ‘THE MONEY COACH’
สำหรับคนที่ทำอาชีพ “ขายออนไลน์” สิ่งสำคัญที่ต้องระวังก็คือ การไม่รู้ว่า “เงินที่ขายของได้..หายไปไหนหมด” ซึ่งสภาพธุรกิจแบบนี้มักเกิดจากการบริหาร “การเงิน” ที่ไม่ดี
เรื่องแบบนี้เป็นเรื่องที่พบเจอได้บ่อยครับ เพราะคนค้าขายออนไลน์ส่วนใหญ่ มักให้ความสำคัญกับเรื่อง การตลาด (Marketing) คิดแต่ว่าทำยังไงให้คนเห็น ให้คนอยากใช้ อยากซื้อ สนใจเรื่อง การดำเนินงาน (Operation) ตั้งแต่กระบวนการรับคำสั่งซื้อ ผลิต จัดเตรียมสินค้าและบริการ ไปจนถึงจัดส่งหรือส่งมอบ สาละวนกับการค้าการขายในแต่ละวัน ทำให้ไม่มีเวลาจัดระเบียบเรื่องสำคัญ ที่เป็นเหมือนเส้นเลือดใหญ่ของการทำธุรกิจ ซึ่งคือ การเงิน (Finance) นั่นเอง
สำหรับคนที่ทำอาชีพค้าขายออนไลน์ การบริหารการเงิน เป็นเรื่องที่มีความสำคัญมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งการรักษา “สภาพคล่อง” ของกิจการ ซึ่งหมายถึง การมีกำไรที่เป็นเงินสด มีเงินใช้จ่ายในธุรกิจ หมุนเงินได้ถูกวิธี และไม่ใช้เงินผิดประเภท ทั้งนี้ พ่อค้าแม่ค้าออนไลน์ ทุกท่าน สามารถบริหารจัดการเงินให้มีสภาพคล่องที่ดีได้ พร้อมรับข้อมูลข่าวสารและสาระมีประโยชน์ได้ที่ POST Family แหล่งรวบรวมความรู้ เคล็ดลับ แรงบันดาลใจต่างๆ สำหรับการทำธุรกิจของผู้ประกอบการ e-Commerce
1. แยกบัญชีส่วนตัวออกจากบัญชีธุรกิจ และอย่าใช้เงินปะปนกัน
ข้อนี้เป็นสิ่งสำคัญและเป็นสาเหตุอันดับ 1 ที่ทำให้การเงินธุรกิจเสียหาย ทันทีที่คุณเริ่มทำธุรกิจ สิ่งที่ต้องทำก็คือ การเปิดบัญชีธนาคาร สำหรับรับโอนเงินจ่ายเงิน แยกออกจากบัญชีใช้จ่ายส่วนตัว
เวลาธุรกิจมีรายได้ให้โอนเข้าบัญชีกิจการนี้ เวลาธุรกิจมีรายจ่าย ก็ให้จ่ายจากบัญชีนี้เช่นกัน การทำแบบนี้ช่วยให้ทำบัญชีได้ง่าย รู้ว่าเงินเข้ากิจการเท่าไหร่ เงินที่จ่ายเป็นต้นทุนกิจการเท่าไหร่ ซึ่งจะนำไปสู่การคำนวณ “กำไร” ที่แท้จริงได้ง่าย
จำไว้ว่า เงินธุรกิจที่คุณจะนำมาใช้ได้ ก็คือเงินเดือนหรือเงินปันผลของธุรกิจเท่านั้น ทั้งนี้ตอนเริ่มทำธุรกิจใหม่ๆ คุณอาจยังไม่ตั้งเงินเดือนให้ตัวเองก็ได้ แต่เมื่อทำไปสักพัก กิจการมีกำไร ก็ควรกำหนดตัวเลขเงินเดือนให้ชัดเจน
เงินกิจการ คือ เงินของกิจการ ไม่ใช่เงินของเรา แต่เราสามารถตัดจ่ายเงินกิจการเข้ากระเป๋าของเราได้ ผ่านทาง “เงินเดือน” และ “เงินปันผล” เช่น หากเรามีกำไรเดือนละ 30,000 บาท (ตัวเลขบัญชีถูกต้อง) เราอาจตั้งเงินเดือนให้ตัวเองเดือนละ 20,000 บาท และใช้ 20,000 บาท นี้กับค่าใช้จ่ายส่วนตัว (ห้ามถอนเงินจากบัญชีธุรกิจมาใช้เรื่องส่วนตัวเด็ดขาด) ส่วนอีก 10,000 บาท ถือเป็นเงินสะสมของธุรกิจ และจะใช้หมุนเวียนเฉพาะเรื่องธุรกิจเท่านั้น เช่น อาจเพิ่มสต็อกสินค้า เก็บไว้เป็นทุนสำหรับเป้าหมายในระยะยาว เช่น การขยายกิจการ เป็นต้น
2. ทำบัญชีรายรับรายจ่าย
อย่าเพิ่งไปคิดว่า การทำบัญชีรายรับรายจ่ายเป็นเพียงแค่การทำเอกสารส่งกรมสรรพากรกรเท่านั้นนะครับ
ประโยชน์ของการทำงบรายรับรายจ่าย (หรือจะเรียก “งบกำไรขาดทุน” ก็ได้) ก็คือ ทำให้เรารู้ว่า “กำไรที่แท้จริง” ของเราเป็นเท่าไหร่ ซึ่งการที่จะรู้กำไรที่แท้จริงได้ ก็ต้องมาจากการลงบันทึกรายได้และต้นทุนทั้งหมดให้ครบถ้วนในงบรายรับรายจ่ายของกิจการเสียก่อน
การทำงบนี้ไม่ได้ยุ่งยากอะไรเลยครับ แต่อาจต้องอาศัยวินัยจดบันทึกรายรับรายจ่ายในแต่ละวันสักหน่อย จบเดือนก็มาทำสรุปกันว่า เราขายของไปได้เท่าไหร่ ต้นทุนสินค้าที่ขายไปเป็นเท่าไหร่ ค่าใช้จ่าย เช่น ค่าจัดส่ง ค่าพัสดุ และอื่นๆ เป็นเท่าไหร่
สุดท้ายก็มาหักลบกัน ก็จะได้เป็น “กำไร” ที่เราต้องการ ซึ่งต้องบอกเลยว่า ถ้ารู้กำไรที่แท้จริงเมื่อไหร่ รู้ว่ามีเงินเข้าออกเมื่อไร การบริหารเงินกิจการก็จะง่ายขึ้นมากแล้วครับ
3. การบริหารสต็อก
ผมมักพูดกับเพื่อนๆ พ่อค้าแม่ค้าออนไลน์เสมอว่า คนเป็นพ่อค้ามักกลัวลูกค้าผิดหวัง ทำให้ต้องสต็อกสินค้าอยู่ตลอด มีทุกสี ทุกขนาด แต่สิ่งที่ต้องระวังคือ ในอีกทางหนึ่ง “สต็อก” ก็คือ “เงิน” และถ้าสต็อกของไว้แล้วขายไม่ได้ เงินก็จะ “จม” ครับ ร้านค้าจึงควรบริหารเงินสดและสต็อกให้พอเหมาะพอดี
ดังนั้น คุณพ่อค้าแม่ค้าจึงต้องหมั่นบริหารสต็อกให้ดี สินค้าไหนขายดีก็หมั่นเติม แต่ก็อย่าซื้อเติมจนเงินสดหมดมือ สินค้าไหนขายได้ช้า หรือเริ่มขายไม่ได้ ต้องหาทางทำโปรโมชั่นปล่อยของออกไปกลับมาเป็นเงินให้เร็วที่สุด ยิ่งบางสินค้าเป็นประเภทแฟชั่นที่มาไวไปไว ยิ่งต้องระวังครับ ถ้าเราสต็อกมาก ความเสี่ยงที่จะขายออกยากก็มีมากตามไปด้วย
4. ดึง “กำไร” เป็น “ความมั่งคั่ง”
บางธุรกิจขายดี แต่ทำไมเจ้าของธุรกิจไม่มีเงินสดเก็บเลย ตรงนี้ผมอยากให้ย้อนกลับไปดูข้อ 1 และ ข้อ 2 ครับ
ถ้าเราทำบัญชีรายรับรายจ่ายแล้ว และพบว่ามีกำไร ปันผลมาเป็นการลงทุนอื่น เช่น ซื้อสินทรัพย์มาเก็บไว้ สั่งสมเป็นต้นทุนสำหรับทำธุรกิจอื่นต่อ หรือจะเก็บเงินส่วนนี้เพื่อลงทุนแล้วขยายกิจการต่อไป หรือนำไปตัดหนี้บางส่วนออกเพื่อให้เงินต้นหมดเร็วขึ้น
ผมขอเรียกว่า การดึงกำไรมาเป็นความมั่งคั่ง ซึ่งเมื่อเราสั่งสมปันผลส่วนนี้มาได้มากพอ ต่อให้ในอนาคตธุรกิจเราเจ๊ง แต่เงินสะสมในส่วนนี้จะทำให้เราอยู่ได้ (ธุรกิจล้ม การเงินส่วนตัวไม่ล้มไปด้วย)
การรักษา “กระแสเงินสด” กลยุทธ์บริหารเงินในช่วงวิกฤติ “โควิด 19”
ถึงตรงนี้ผมก็ต้องบอกว่า ข้างต้นคือการบริหารเงินสำหรับ พ่อค้าแม่ค้าออนไลน์ ที่จะทำให้ทั้งธุรกิจและการเงินส่วนตัวไปได้ในช่วงเวลาปกติ หากแต่ในสถานการณ์ปัจจุบันที่ธุรกิจต้องเจอกับ โควิด 19 ซึ่งเป็นช่วงที่สภาพเศรษฐกิจโดยรวมยังไม่ค่อยเป็นใจมากนัก ผมมองว่าสิ่งสำคัญที่สุดที่พ่อค้าแม่ค้าออนไลน์ต้องคิดให้รอบคอบมากขึ้นคือการ “รักษาสภาพคล่อง” และ “รักษากระแสเงินสด” ไว้ในมือให้ได้ และในช่วงสถานการณ์เช่นนี้ ผมขอเสนอไอเดียให้พ่อค้าแม่ค้าออนไลน์ไว้เป็นแนวทางดังนี้ครับ
1. จัดการค่าใช้จ่ายในกิจการให้ได้
ยิ่งสถานการณ์ไม่เป็นใจ ยิ่งเป็นช่วงเวลาที่เราต้องกลับมาทบทวนตัวเอง ระแวดระวังเรื่องการใช้จ่ายให้ดีครับ ระวังเรื่องการจ่ายเงินที่จะลงทุนใหญ่ๆ พยายามเก็บเงินสดไว้กับมือก่อน
วิธีหนึ่งที่ขอแนะนำ คือควรทำประมาณการงบกำไร-ขาดทุน โดยการประมาณการนี้จะมี 2 ส่วนที่ต้องวิเคราะห์คือเรื่องของ รายได้กับต้นทุน และค่าใช้จ่าย
ในการคิดคำนวณรายได้ ผมอยากให้เราคิดแบบ Conservative คิดแบบให้รอบคอบเข้าไว้ที่สุด หรือพูดกันแบบง่ายๆ ว่า ให้คิดรายรับอย่างแย่ๆ ที่สุดไปเลยครับ เพื่อประเมินดูว่าเราจะมีรายได้ต่อเดือนอยู่ที่เท่าไร
ส่วนรายจ่าย อยากให้ใส่แบบเต็มที่เลยครับ เพื่อให้รู้ว่ารายจ่ายสูงสุดของเราอยู่ที่เท่าใด จากนั้นก็ลองหักลบกันดูว่า ผลลัพธ์ส่วนต่างระหว่างรายรับอย่างแย่ๆ กับรายจ่ายแบบสุดๆ จะเป็นอย่างไร วิธีเช่นนี้ทำให้เราเห็นภาพที่จะเกิดขึ้นในอีก 6 เดือนข้างหน้า เพื่อให้เรากลับมาเตรียมตัวว่า เราจะไปต่อไหวไหม
2. จัดการ “หนี้” ที่ต้องชำระ
นอกจากระวังเรื่องการใช้จ่ายเงินก้อนใหญ่แล้ว เราต้องจัดการหนี้สินที่ต้องชำระให้ได้ และการจัดการหนี้สินที่ดีที่สุด ไม่ใช่การพยายามขายให้ได้มากขึ้น แต่คือการคุยกับเจ้าหนี้ แล้วบอกให้เขาทราบเลยว่า กิจการเราได้รับผลกระทบอย่างไร เพื่อขอเจรจา
“การเจรจา” ในครั้งนี้ ผมย้ำว่าไม่ใช่เป็นการถามคำถามปลายเปิดว่า ธนาคารสามารถช่วยอะไรเราได้บ้าง? แต่เป็นการเจรจาโดยที่เรามีแนวทางชัดเจนว่าต้องการอะไร เช่น ขอลดค่างวด (จากเท่าไหร่เหลือจ่ายเท่าไหร่), ขอพักชำระหนี้ได้หรือไม่ หรือจะขอพักต้นจ่ายเฉพาะดอกเบี้ยไปก่อน ฯลฯ ซึ่งแนวทางที่จะเสนอนี้ ขอให้คิดไปเลยครับว่า เราไหวในรูปแบบไหน (คุยแบบชงเข้มๆ ไปเลยครับ) ทั้งนี้วิธีการที่ขอเจรจาอาจไม่ใช่วิธีที่ดีที่สุด (เพราะบางกรณีมีภาระดอกเบี้ยเพิ่มขึ้นในระยะยาว) แต่เป็นวิธีคิดเอาตัวรอดให้ได้จากสถานการณ์เช่นนี้ให้ผ่านพ้นไปก่อน โดยเฉพาะในช่วง 5-6 เดือนก่อนสิ้นปี ที่โควิด 19 ยังอยู่กับเราแน่ๆ
3. หาวิธีดึง “เงินสด” กลับมา
วิธีคิดในข้อนี้คล้ายๆ กับข้อ 2 แต่เป็นการกลับฝั่งกัน เพราะคราวนี้เราเป็นเจ้าหนี้เขาบ้างแล้ว
ลองดูว่า ธุรกิจของเรายังมียอดรอเรียกเก็บ หรือมีเช็ครายการของ “ลูกหนี้ค้างจ่าย” อยู่บ้างไหม ถ้ามี ขอให้เจรจาจ่ายแบบเบาๆ เพื่อให้ทั้ง 2 ฝ่าย (เราและเขา) เคลื่อนที่ต่อไปได้ เช่น มีหนี้ต้องจ่ายเดือนละ 10,000 บาท และลูกหนี้ของเราดูท่าว่า ยังไม่มีความสามารถผ่อนชำระได้ เราอาจจะลดลงให้เขาจ่ายสักครึ่งหนึ่งก่อน หรือจะเป็นสัก 25% ได้ไหม เพื่อให้ทั้งเราและเขามีสภาพคล่อง
ในข้อที่ 2 เราเข้าไปชงเข้มๆ เพื่อขอประนอมหนี้ ขอลดค่างวดเพื่อให้ธุรกิจของเรามีกระแสเงินสดเพิ่มขึ้น ในข้อนี้เรากลับกัน ลองนั่งฟังลูกหนี้เราบ้าง ตอนนี้เราต้องท่องในใจเลยครับว่า ได้น้อยยังดีกว่าไม่ได้เลย ถ้าหาทางเจรจาได้ ธุรกิจของทั้ง 2 ฝ่ายก็จะได้ไปต่อ
4. ล้างสต็อก ลดได้ลด ระบายของออกไป
ของในสต็อกอย่าคิดเยอะครับ ลดได้ลด ระบายออกไป ต้องยอมที่จะลดราคา ทำโปรโมชั่นในตัวเลขที่เราบริหารได้ “การได้กำไรน้อย ยังดีกว่าเงินต้องจมไปกับสินค้า” แถมยิ่งมีสต็อกมาก เราต้องระแวดระวังเก็บให้ดี เสียเงินไปกับการจัดเก็บสินค้า การลดราคาและระบายสินค้าเพื่อเปลี่ยนเป็นเงินสดจึงเป็นวิธีการที่ดีกว่า
5. ต่อยอดเพื่อความมั่นคง
กรณีนี้ไม่ต่างกับช่วงสถานการณ์ปกติ ถ้าเราสามารถบริหารสถานการณ์ได้แล้ว (เอาอยู่) อย่าลืมที่จะตัดเงิน เปลี่ยนมาเป็นการลงทุนอื่นๆ ที่ปลอดภัย ในแนวทางที่เราถนัด อาจจะได้ผลตอบแทนน้อยบ้างก็ไม่เป็นไร แต่ขอให้มีความเสี่ยงต่ำ เช่น เงินฝากดอกเบี้ยสูง หรือกองทุนตราสารหนี้ เพื่อให้สถานะการเงินของเรายังเดินหน้าไปต่อได้
ทั้งหมดนี้คือ แนวทางบริหาร “การเงิน” สำหรับพ่อค้าแม่ค้าออนไลน์ทั้งในยามสภาวะปกติ และในยามที่เกิดวิกฤติในช่วง โควิด 19 เช่นในตอนนี้
ผมหวังว่าทุกท่านจะผ่านพ้นจากช่วงเวลาที่ยากลำบากเช่นนี้ได้ และนอกจากจะขายดีแล้ว ขอให้ทุกท่านบริหารเงินให้ดีกันทุกคนด้วยนะครับ
ไม่พลาดทุกสาระข่าวสาร ข้อมูลดีๆ เพื่อสมาชิกคนพิเศษจากไปรษณีย์ไทย รีบสมัครเลยสมาชิก POST Family